PENGELOLAAN KETATAUSAHAAN DAN KEARSIPAN

Arsip merupakan bukti otentik dalam satu wadah organisasi dan birokrasi guna mendukung proses administrasi dan sebagai bahan pertanggungjawaban. Berdasarkan itu maka Bawaslu Kabupaten Kepulauan Tanimbar berinisiatif untuk melaksanakan kegiatan Pengelolaan Ketatausahaan dan Kearsipan dalam rangka melakukan penyegaran pada kesekretariatan Bawaslu khususnya Bawaslu Kabupaten Kepulauan Tanimbar dalam penataan arsip yang terdapat pada Bawaslu Kabupaten Kepulauan Tanimbar baik dalam bentuk fisik maupun digital, dengan tujuan agar terciptanya tertib administrasi dan dapat melayani masyarakat dengan prima dalam memberi informasi melalui ketersediaan arsip yang baik.

Koordinator Divisi SDM dan Organisasi, Data dan Informasi Jefry Lamers, SE., memberikan materi yang didasari dari Perbawaslu Nomor 11 Tahun 2020 tentang Pola Klarifikasi Arsip di Lingkungan Sekretariat Jenderal Bawaslu. Klasifikasi Arsip dikelompokan menjadi klasifikasi substantif yang berkaitan dengan tugas pokok dan klasifikasi fasilitatif yang berkaitan dengan tugas penunjang. Adapun induk masalah, pokok masalah, dan sub pokok masalah yang menjadi unsur dalam klasifikasi arsip. Beliau memberi contoh bagaimana dalam pemberian penomoran dalam sebuah surat yang ditandatangani oleh Ketua Bawaslu dan juga yang ditandatangani oleh Koordinator Sekretariat dimana terdiri dari nomor, pokok masalah/perihal, kode Ketua atau Koordinator Sekretariat, bulan dan tahun. Beliau selaku koordinator SDM dan Organisasi memberikan apresiasi kepada staf SDM karena mampu memberikan penjelasan terkait penomoran surat yang ditentukan dari perihal surat berdasarkan Perbawaslu Nomor 11 Tahun 2020 dan telah mengelola kearsipan dengan baik.

Beliau juga menerangkan bahwa pengelolaan arsip yang baik akan memudahkan Lembaga dalam mencapai tujuan akan tetapi apabila pengelolaan arsip yang buruk akan dapat menghambat Lembaga dalam mencapai tujuannya. Dan sebagai pengawas Pemilu, kita harus melakukan pemeliharaan arsip dikarenakan arsip merupakan bagian sejarah perjalanan pelaksanaan tugas, serta untuk lebih memantapkan tata cara dan pola pengklasifikasian arsip pada masing-masing divisi agar menjadi lebih baik, sistematis, terstruktur dan lebih selektif dalam menjelang Pemilu tahun 2024.